Son yıllarda kesimlerde yaşanan dalgalanmalar, kuruluşları doküman ve data idaresi stratejilerini tekrar düşünmeye yöneltti. Bilhassa finans bölümünde hibrit çalışmayla birlikte dokümanların inançla saklanması ve verimliliğin artırılması şirketlerin öncelikleri ortasında yer almaya başladı. Bununla birlikte, dokümanlarda bulunan hassas bilgilerin uygun halde korunması ve imha edilmesi üzere yasal zorunluluklara uyulması da çok kıymetli bir hale geldi. Bilgi ve evrak idaresi hizmeti için kurum dışı sağlam bir iş ortağından takviye alan şirketler, bu yükümlülükleri kolay kolay yerine getiriyor, şirket içi maliyeti azaltıyor ve iş gücünü daha efektif bir halde öbür işlere yönlendirebiliyor.

Türkiye’nin en büyük özel bankalarından Garanti BBVA da tüm bu avantajlardan yararlanmak ve verimliliğini artırmak üzere belge saklama ve bilgi idaresi alanında Türkiye’de birinci ve tek küresel şirket olan Iron Mountain’la iş birliği yaptı. Iron Mountain, sunduğu hizmetlerle Garanti BBVA’yı rakiplerinden bir adım ileriye taşıyor.

Daha fazla güvenlik ve verimlilik için dönüştürülen evrak idare sistemi

Garanti BBVA, hacmi ve çeşitliliği giderek artan doküman arşivini daha verimli, süratli ve kaliteli bir biçimde yönetme gereksinimi duydu. Doküman ve bilgilerin inançlı bir ortamda saklanması bankacılık mevzuatına ahenk ve sektörel ihtiyaçların karşılanması açısından son derece kritik bir değere sahip. Evrak ve bilgi idaresi alanında uçtan uca hizmet sunan Iron Mountain uzmanları, bankanın doküman arşivini banka terminolojisi kullanarak barkodlayıp sınıflandırdı. Daha sonra, barkodlanan arşiv kutularını bulundukları yerden alarak gereksinime özel tasarlanmış, inançlı arşiv saklama tesislerine taşıdı. Bugün daima bir nezaret zinciri altında Iron Mountain’ın muteber tesislerinde saklanan bu evraklar, muhtaçlık halinde arşiv raflarından indirilerek süratle yetkili banka işçisinin kullanımına sunuluyor.

Garanti BBVA Arşiv Servisi Direktörü Aydın Canikli, Iron Mountain ile gerçekleştirdikleri itimat aslına dayalı iş birlikleriyle ilgili şunları söyledi: “Verinin ve evrakın saklanması ve idaresi alanlarında 50’den fazla ülkede 230 bin müşteriye hizmet veren bir dal önderi pozisyonunda olması, Iron Mountain’ı tercih etmemizde çok değerli rol oynadı. Ayrıyeten emniyetli, yüksek kalite standartlarında ve emniyetli kurum dışı arşiv saklama tesislerine sahip olan en güzel şirketlerden biri olarak öne çıkması bu seçimimizde tesirli oldu. Müşteri memnuniyetine verdikleri değer de kararımızı pekiştirdi.” Canikli kelamlarına şöyle devam etti: “Bankacılıkta rekabetçi kalabilmeniz için bir taraftan müşterilerinize daha yenilikçi ve pratik hizmetler sunmak, bir taraftan da evrak ve data idaresini sadeleştirmek ve muhtemel riskleri asgariye indirmek durumundasınız. Arşiv dokümanlarımızı kurum dışı tesislerde saklama yoluna gitmek hem yerden tasarruf etmemizi sağladı hem de verimliliğimiz arttı. Öte yandan, çalışanlarımız bankanın doküman envanteri üzerinde mevzuat ve kontrol gerekleriyle büsbütün uyumlu, eksiksiz bir kontrole kavuştular. Artık düzenleyici kurumların değişen taleplerine daha süratli dönüş yapabilmemizi sağlayan, emniyetli, muteber ve sürdürülebilir bir arşivleme ortamımız var.”

Iron Mountain sunduğu hizmetlerle Garanti BBVA’nın rekabet gücünü artırıyor

Iron Mountain, iş ortağı Garanti BBVA’ya sunduğu fiziksel doküman saklama tahlilleriyle fark yaratıyor. Sadece arşivleme alanı olarak tahsis ettiği son derece kıymetli gayrimenkullerini farklı maksatlarla kullanabilmenin yanı sıra data idaresi stratejisini de güçlendiren Garanti BBVA, sıkılaşan yasal düzenlemelere ahenkle ilgili kontrol taleplerini Iron Mountain hizmetleri sayesinde daha süratli formda karşılayabilir hale geldi. Banka artık doküman envanterinin tamamını geniş bir bakış açısıyla görebiliyor; arşiv üzerinde tam bir denetim sağlayabiliyor, değerli evraklarını hassasiyetle saklıyor ve gerektiğinde evrakları mevzuata uygun bir formda imha edebiliyor. Üstelik tüm bunları yaparken arşiv saklama maliyetlerini de minimize ediyor. Ayrıyeten muhtemel felaketlerden dolayı değerli finansal evraklarda oluşabilecek kayıp ya da hasar riskini çok büyük ölçüde azaltıyor.

Iron Mountain Gelişen Pazarlar Lider Yardımcısı, Türkiye ve BAE Genel Müdürü Cenker Özhelvacı, Garanti BBVA ile yaptıkları iş birliği için şunları söyledi: “Globalde 70, Türkiye’de 15 yıllık geçmişimizle şirketlerin işlerini dönüştürmek için daha uygununu yapmalarına ve daha yükseğe tırmanmalarına (CLIMB HIGHER™) yardımcı oluyoruz. Müşterilerimizin iş sürekliliğini sağlamak ve onlara takviye olabilmek için yenilikçi tahlil teklifleri sunuyoruz. Garanti BBVA ile yaptığımız görüşmelerde muhtaçlığa yönelik tahlillerimizi kendileriyle paylaştık ve şirket için en uygun dijital seyahati planladık. Bu kapsamda Garanti BBVA’nın muteber iş ortağı olmaktan gurur duyuyoruz.”

Güvenli tesislerde mevzuata uygun saklama hizmeti

Iron Mountain iş birliği sayesinde doküman idaresini daha tesirli hale getiren, kurum içi ofis alanından tasarruf sağlayan ve maliyetlerin yanı sıra mümkün riskleri de minimize eden Garanti BBVA, aşağıdaki yararları sağladı:

• Belge ve bilgi arşivinin yüzde 95’i artık kurum dışında koruma ediliyor.
• Güvenlik açısından en yüksek sanayi standartlarının gözetildiği ortamlar sunuluyor.
• 300 TIR ile taşınan bankaya ilişkin doküman, inançlı ve mevzuata uygun biçimde saklanıyor.
• Güvenli tesislerde evrakların hasar görme riski minimuma indiriliyor.

Garanti BBVA, emniyetli arşiv saklama tahlil ve tesislerine sahip bir kuruluşla iş birliği yaparak müşterilerine en âlâ hizmeti vermek üzere çalışmalarını sürdürüyor. Yenilikçi tahlilleriyle Iron Mountain ise, her vakit müşterilerinin yanında olmaya devam ediyor.

Kaynak: (BHA) – Beyaz Haber Ajansı